Tienes que imaginarte en una escena deseada para motivarte a crearla. Así que tiene que ser lo

suficientemente real y creíble para que puedas darte permiso para sostener dicha imagen. Si

realmente no sabes qué es o no crees que sea posible, fundamentalmente hablando, de hecho

sabotearás tu motivación al generar energía tipo “no se puede”. Torna la resistencia en atracción

al partir una meta en un triunfo próximo, potencial, claro y susceptible de lograrse, el cual al
menos puedas degustar. Siempre juega el juego que sepas que tienes la habilidad de ganar.

CITAS

“Aprende lo suficiente de tu meta para que puedas reconocerla si la vieras”.

~ Robert Fritz

“Los que pierden visualizan las penas del fracaso.

Los que ganan visualizan las recompensas del éxito”.

~ Rob Gilbert

PARA PENSARLO

¿Listo para pasar el exámen de tu cinturón o cinta?

Últimamente algunas personas bastante sofisticadas me han preguntado lo que, al principio,
creía yo que era una pregunta bastante no sofisticada: -¿Cómo hago para saber en qué cinturón
o cinta estoy?- En otras palabras, en el arte marcial del flujo de trabajo, querían saber qué tan
bien les estaba yendo; cuán cerca o lejos se encontraban del codiciado título de cinta negra
de la Facultad de Auto-Administración de “Organízate con Eficacia”. Uno de ellos, un ingeniero,
me dijo: -David, sigues refiriéndote a la Cinta Negra y muchos de los atributos que ello implica.
Tiene que haber alguna manera de determinar cuán cerca estamos-.

Aunque disculpó su curiosidad basándose en que su mentalidad era más bien apegada a los
sistemas, me di cuenta que había hecho una muy buena pregunta. Cuando he estudiado karate,
los grados de cinta resultaban útiles como acontecimientos importantes, que con frecuencia me
motivaba a seguir adelante cuando llegaba a una “planicie” en mi entrenamiento durante la cual
no estaba muy consciente de mi progreso. Cuando pasé de blanca a verde a marrón a lo largo
de cuatro años, me daba la sensación de que el próximo nivel era un paso alcanzable, cuando
la cinta negra parecía una meta bastante elusiva.

Entonces, para aquellos de Uds. que compartan ese interés en tener un “marcador” para
determinar tu rango, propondré un conjunto de características para cada cinta:

Cinta Blanca

Haz reconocido el arte de la administración del flujo de trabajo como algo en lo cual puedes

mejorar de manera personal. La cinta blanca es de hecho un rango del cual puedes estar
orgulloso: quiere decir que has comenzado, lo cual te ubica adelante de aquellos quienes no
están conscientes de ello, o no están interesados en mejorar. Has probado lo que significa
“hacer limpieza general”, quizás con un barrido de la mente y con la agrupación inicial de
algunas cosas que tienen tu atención en el área de trabajo y quizás en tu hogar también.
Te has tornado más conciente de tu bandeja de entrada como el lugar en el cual “echar”
cosas sin procesar. Estás escribiendo un poco más las cosas de lo que solías hacerlo,
con un poco más de constancia. Has avanzado bastante en establecer algún tipo de
herramienta o estructura para la administración de listas.

Cinta Verde

Cuentas con algunas listas que usas regularmente y estás cómodo con tu sistema para algunas
tareas básicas. Tienes una herramienta de administración personal contigo la mayor parte del
tiempo. Te has emocionado las pocas veces que has tenido tu bandeja de entrada y tus emails
en cero. Has purgado y organizado al menos un “agujero negro” de archivo en tu trabajo u
hogar. Has hecho de manera completa una revisión semanal y te has sentido “en control”. No
dejas de aplicar la regla de dos minutos. Cuentas con un sistema de apuntes portátil que de
hecho utilizas de vez en cuando. Tratas de convencer a las personas a tu alrededor de lo bueno
que resultan estas cosas y que deberían hacer uso de las mismas. “¿Qué estamos tratando de
lograr?” y “¿Cuál es el próximo paso?” se están integrando a tu vocabulario con otras personas
de tu trabajo.

Cinta Marrón

No dudas en escribir las cosas, aún cuando haya personas “anticuadas” a tu alrededor que no
lo hagan. No necesitas acordarte de “vaciarte” la mente periódicamente. Haces “revisiones
semanales cada mes”. El hogar y la oficina están bajo control de igual manera. “Listas” no es
más un término peyorativo. No dejas apuntes hechos en tus cuadernos. Tiene tus emails en
“cero” al menos una vez a la semana. El procesar tu bandeja de entrada física es de hecho,
divertido, la mayor parte del tiempo. Tienes un a lista de proyectos que probablemente esté
75% completa y al corriente. Cuando vas al consultorio del dentista llevas contigo tu material
de lectura. Has dejado de interrumpir a la gente a tu alrededor con cosas que no son de
verdadera urgencia. Te sientes cómodo con una copiosa lista de acciones incompletas. Ya
tienes armada una lista de ALGUN DIA /QUIZAS y has puesto y quitado ítems de la misma
a tu lista de proyectos y viceversa. No compartes tu etiquetador. Todas las referencias en
papel no están sueltas sino en tus archivos y de hecho, te gusta archivar cosas. Eres algo
intolerante con las personas que no ejercitan las mismas “mejores practicas” que tú. Has
comenzado a hacer uso de checklists muy útiles. Sabes qué hacer con casi todo. Tus listas
de próximas acciones, son de hecho, próximas acciones, no subproyectos pequeños.
La mayoría de tu enfoque se aboca a pensar sobre las cosas, no “en” las cosas.

“¿Qué estamos tratando de lograr?” y “¿Cuál es el próximo paso?” se están integrando a
tu vocabulario operativo con otras personas en tu hogar.

Cinta Negra

Lo único que tienes que hacer es echar un vistazo a tu lista de llamadas para saber a quién
tienes que llamar. Confías en cómo asignas prioridad a las cosas todo el día. No te aguantas
sin hacer una revisión semanal, y estás “limpiecito” operativamente hablando cada dos semanas.
Tu tiempo de revisión te lleva a crear nuevas avenidas de creatividad, pensamiento, toma de

decisiones, generación de ideas. Ya no te quejas de falta de tiempo para “pensar”. Puedes
dejar una montaña de cosas en tu bandeja de entrada e igual te diviertes, pues confías que
todo está en un sistema en el cual confías y que pronto te ocuparás de ello. Usas tu teclado
más que tu “mouse”. Generas checklists de golpe y a capricho.

Estás dispuesto a pensar acerca de cualquier proyecto o situación en cualquier momento.
Todos tus archivos de referencia han sido revisados no hace más de un año. Tus sistemas
son completamente accesibles, funcionales e intactos cuando te desplazas de lugar en lugar.
Los demás son muy sensibles respecto a que traen a tu entorno. Hay muy poca distinción
entre lo profesional y lo personal: sencillamente tienes un enfoque positivo en lo que sea que
estés haciendo. Sabes cómo hacer para (y lo haces) recuperar inmediatamente el control,
cuando te has salido de ello mucho más tiempo del que te resulta aguantable. No necesitas
convencer a nadie de esta tecnología. Usualmente no piensas en ella, simple y sencillamente
la usas. Has dejado de quejarte de los emails. Se te han perdido únicamente un par de recibos
este año. Tus amigos ya no quieren que te metas a sus oficinas o automóviles.

Cinta negra: Segundo grado.

El tiempo ha desaparecido, la mayor parte del tiempo. Con frecuencia eres rápido, pero
rara vez estás ocupado. Cuando juegas con el perro, no estás pensando en nada “grande”
pues ya has pensado al respecto. Sabes perfectamente para qué sirve cada llave en tu escritorio

“Uno siempre anda en busca del “jaspe negro” que al tocarle nos disuelva las deficiencias
como persona y como artesano. Y uno siempre se topa con el hecho de que no existe tal
cosa, a no ser el trabajo, la concentración y la aplicación continua”.

~ Paul Gallico

“La educación es lo que sobrevive cuando se olvida lo que se ha aprendido”.

~ B. F. Skinner