Al igual que al disminuir el diámetro de un tubo aumenta la fuerza del agua
que fluye por él, la habilidad para pensar y hacer es optimizada cuando el
enfoque es concentrado. Intentar enfocarse en dos cosas al mismo tiempo
disminuirá los resultados a más de la mitad. Las "multitareas" únicamente
funcionan cuando todas a excepción de una de las "tareas" están en automático,
como por ejemplo conducir a su casa y al llegar preguntarse quién fue el que
en realidad condujo.

Un reenfoque rápido (que es lo que en realidad sucede en ambientes de
conocimiento-trabajo, desde abrir correos electrónicos a contestar el teléfono,
interrupciones etc.) no perjudica la productividad siempre y cuando exista una
división definida entre una tarea y la siguiente y que no esté recorriendo de
nuevo los pasos. El trabajo pierde importancia cuando el enfoque se divide,
o cuando el reenfoque requiere que vuelva a delimitar el contexto y el contenido
de la siguiente tarea (es decir volver a leer los enunciados que ya leyó para volver
a concentrarse).

CITA

"Si algo vale la pena, vale la pena hacerlo bien, y nada
se puede hacer bien sin prestarle atención".
- Conde de Chesterfield


Algo para Pensar

"SU MENTE COMO UN TONTO ILUSTRADO"

La parte de usted que piensa es mucho más adelantada que el mejor de los
sistemas, pero también es muy limitada, en maneras igualmente significativas.
Los buenos sistemas y artefactos de autoadministración jamás podrán reemplazar
el increíble poder de procesamiento de su mente y su inteligencia intuitiva. Pero
cuando se usan adecuadamente, las herramientas externas pueden darle mucho
mayor acceso a aquellos recursos internos. Su mente es en realidad algo tonta
para administrar su propia inteligencia.

La necesidad de comunicar y calcular ha producido mecanismos externos desde
hace muchísimo tiempo que son indudablemente útiles para el proceso mental.
Por supuesto, últimamente el poder de procesamiento digital nos ha dado una
capacidad exponencialmente mejorada y extendida para administrar y manipular la
información.  Con una hoja de cálculo sencilla, puedo calcular y evaluar mucho más
rápido de lo que podría hacerlo con una calculadora y un lápiz. A medida que
escribo esto en mi procesador de palabras, yo puedo crear, editar y expresar
estas ideas en forma definitiva mucho más rápidamente de lo que lo haría
en mi cabeza. Hasta aparatos sencillos de tecnología básica como un lápiz
y papel, cuando se combinan con un cuaderno portátil, pueden proporcionar
una ayuda tremenda para reducir cuánto necesita trabajar mi cerebro en funciones
críticas como recordar o acordarse de algo.

Pero pensar, junto con las conexiones detalladas administradas por la mente,
aún gana de algunas maneras importantes, especialmente en ciertos aspectos
de la autoadministración. Aún si ha recolectado, clarificado, organizado y revisado
todos los aspectos de su vida y trabajo, la complejidad involucrada en tomar una
simple decisión sobre cuál tarea realizar de entre todas en cualquier momento
involucra muchas más conexiones y variables que un software jamás podrá
reemplazar. Sin importar qué tan experto en inteligencia artificial pueda ser usted,
o qué tan bueno sea para escribir macros en su base de datos u hoja de cálculo,
no podrá ser capaz de escribir un programa que, cuando se ejecute, genere la
conclusión: "Llamar a Fred". Podría escribir un programa así, pero al ejecutarlo
y ver "Llamar a Fred," existe una buena posibilidad de que usted no esté de acuerdo.

Claro, la computadora puede contener muchas variables potencialmente relevantes,
como qué tan larga podría ser la llamada con Fred, el hecho de que tiene que
estar cerca del teléfono, el contenido esperado de la llamada, cualquier
información de fecha límite que puede ser relevante, cuánta energía cerebral
estima que requerirá una llamada exitosa con Fred. Y por supuesto su computadora
podría saber el número de Fred, la zona horaria, el nombre de su esposa y el
historial de interacciones que ha tenido usted con él. La computadora puede
empatar todos los datos (y hasta más, estoy seguro) sobre su situación actual
(dentro de su máxima capacidad), y calcular que llamar a Fred sería lo mejor
que usted puede hacer en este momento.

Pero usted decide no llamar a Fred, decide mejor jugar con su perrito. La
computadora no sabía que usted escuchó a alguien anoche decir que Fred
estaba pasando por un momento difícil con sus dos hijos enfermos y que
su secretaria estaba de vacaciones. O que hace diez minutos usted recibió
una llamada inesperada que requirió mucha energía y que necesita de un
descanso. O que su perrito acaba de acercarse a sus pies observándolo
con su mirada especial. Teóricamente, el sistema podría haber integrado
esto también, en algún fantástico mundo futurista conectado digitalmente.
Pero creo que son este tipo de variables las que siempre superarán nuestra
habilidad para codificarlas.

Dicho esto, lo que un sistema puede hacer es proporcionar una extensión
crítica a la mente, para compensar por una de sus debilidades principales: su
inhabilidad de manejar dos complejidades a la vez. Su mente le gana a cualquier
computadora en cuanto a reunir un conjunto complejo de factores que cambian
continuamente cuando usted se enfoca en un proyecto, situación o tarea o en
un conjunto de información. Pero si intenta enfocarse en dos de aquellas tareas
al mismo tiempo, se le fundirá un fusible y se volverá relativamente coja y tonta.

Lo que puede hacer un sistema es apoyar lo que los psicólogos llaman
"cognición distribuida". Puede contener los contenidos y resultados de su
pensamiento, liberar a su mente para que cree nuevas ideas en vez de llevar
la cuenta de las ideas anteriores y así proporcionar una experiencia reflexiva
que provocará mayor pensamiento cuando usted se reconecte de nuevo con
ella. Los procesos de GTD (Getting Things Done) desempeñan exactamente
esa función. Una vez que determine lo que algo significa para usted (es una
referencia, o es un proyecto que requiere esta u aquella acción, o es para
incubar), coloque un marcador de posición, que sea externo a su mente.
Cuando lo vea de nuevo, cuando haya llegado el momento de volver a revisar
aquel tipo de cosas específicas, su cerebro puede analizarlas una vez más
con su brillante proceso creativo, por un camino en particular, agregando valor
continuamente en ese sector y a lo largo de ese vector.

Parece que esta direccionalidad única de su pensamiento puede ser horizontal
o vertical. Puede buscar en la lista de todos sus proyectos y generar algunas
ideas y perspectivas muy fértiles y sofisticadas que surgen al verlas en grupo.
Pero no intente formular su visión a largo plazo al mismo tiempo. O puede
enfocarse en un proyecto en particular y capturar mucho contenido nuevo y
productivo. Pero no intente hacer una lluvia de ideas de más de un proyecto
a la vez.

La fuente de tanto estrés en estos días es que si las ideas sobre sus compromisos,
áreas de interés y responsabilidades aún están contenidas en su mente, en lugar
de estar en una extensión externa confiable, se están manteniendo en un lugar que
no tiene sentido del pasado y del futuro. Es tratar de hacer todo al mismo tiempo,
mantener marcadores en donde se quedó en todo lo que hace, además de
intentar terminar todo lo que piensa y planea sobre cada aspecto incompleto.
Pero no puede siquiera hacer dos al mismo tiempo, mucho menos doscientas.

La diferencia entre sentirse abrumado y atrapado con todos sus compromisos
y tener todo bajo control, deslizándose sobre cualquier ola que usted desee o
necesite hacer en ese momento, con claridad y enfoque, es simplemente si
está o no utilizando una "mente extendida". Lo que ha hecho GTD es
proporcionar un modelo tanto para contener los resultados de las actividades
de su mente como proporcionar los desencadenantes adecuados para obtener
más. No puede hacer una Revisión Semanal completa, según las mejores
prácticas de GTD, sin experimentar el poder de este mecanismo sutil pero
de un apoyo muy real. Puede ser tan espontáneamente creativo como un
niño de nuevo, con ese sentido de diversión con lo que sea que lo esté
absorbiendo en el momento, siempre y cuando el resto del mundo esté
adecuadamente ordenado.  Necesita sentirse lo suficientemente seguro
y libre para jugar.

"La mente no es un recipiente que llenar, sino una fogata que encender".
- Plutarco

"Debemos intentar mantener tranquila a nuestra mente. Al igual que el ojo
que cambia constantemente su mirada, mirando hacia la derecha o a la izquierda,
o incesantemente hacia arriba o abajo, no puede ver claramente lo que tiene
frente a él, pero la vista debe fijarse firmemente en el objeto bajo la mira
si uno quiere hacer más clara su visión de él, de la misma manera la mente del
hombre cuando se distrae por las innumerables preocupaciones del mundo no
puede enfocarse claramente en la verdad".
- San Basilio el Grande


Consejo de David

[Esto es algo para esa categoría de "no lo necesitas hasta que en verdad
lo necesitas".] Obviamente es buena idea mantener datos correctos sobre
cualquier cosa que quisiera que le reembolsaran en caso de pérdida, robo
o daños como joyería, obras de arte, antigüedades, ropa cara, etc. Cuando
compramos algo como esto, el recibo se guarda en una capeta llamada
"Bienes--Inventario". También lo agrego a una hoja de cálculo especial
para estos artículos, con la fecha de compra, el precio, la fuente, descripción,
etc. Además, le tomo una fotografía al artículo con mi cámara digital y la
guardo en un directorio de fotografías llamado "bienes". Mantengo una
carpeta con los recibos originales, una impresión de la hoja de cálculo
y un disco con las fotos en mi caja fuerte. ¡Espero que nunca se tenga que usar!