Además de conseguir un aumento del volumen de ventas y un crecimiento sostenido, una de las claves del éxito en un negocio se encuentra en la optimización del ciclo de explotación, y esto se puede conseguir fácilmente mejorando una de sus etapas claves: el período de cobro a los clientes. El período de cobro a los clientes es el plazo que se tarda en conseguir el cobro de las ventas realizadas. Este último período es donde la dirección de la empresa y el credit manager  deben incidir con el fin de agilizar el retorno de los fondos invertidos.

Teniendo en cuenta que la mayoría de las empresas realizan de forma habitual  la mayor parte de sus ventas a crédito, el cobro puntual de las facturas a su vencimiento es vital para la viabilidad de cualquier empresa que conceda aplazamientos de pago a sus clientes.

En primer lugar para cobrar antes hay que optimizar el proceso de facturación, puesto que si éste falla, el cobro de las operaciones puede sufrir dilaciones innecesarias.

La factura es un documento de suma importancia y debe ser emitida con la mayor precisión, claridad y exactitud. Cualquier error en la confección de la factura supone un problema de cobro. La factura debe incluir todos los datos que obliga la legislación y asimismo los que solicita el cliente. La factura tiene tributarios al tener un IVA devengado.

No hay que olvidar que las ineficiencias en el servicio de facturación son uno de los factores que provocan mayores retrasos en el proceso de cobro. La buena calidad de la facturación es clave para evitar problemas de cobro

Un punto muy importante es determinar el vencimiento de la factura, generalmente el plazo de cobro se suele calcular a partir de la fecha de la factura o a veces la fecha de inicio de cómputo puede ser la de entrega de mercancías o incluso la de su embarque. A veces también puede ser la fecha de recepción y validación de mercancías por el cliente o la fecha de recepción de la factura, aunque en estos casos las condiciones son menos favorables para el proveedor ya que escapan a su control y por lo tanto benefician claramente al comprador.

Las empresas deben tener en cuenta que existen muchos aspectos que determinan el vencimiento de las facturas, entre ellos están:

• el plazo de crédito otorgado al cliente
• la fecha de cómputo del crédito
• las agrupaciones de facturación
• los días fijos de pago que tiene el cliente.

Todos estos factores influyen en la fecha de vencimiento de la factura, por lo que el proveedor debe revisar cada uno de ellos e intentar conseguir las condiciones más favorables.

Asimismo en el momento de acordar las condiciones de pago es necesario determinar con claridad la fijación del plazo de pago concedido al cliente. El plazo de pago debe quedar bien claro en la factura evitando expresiones confusas, ambiguas o que dejan la determinación del vencimiento en manos del cliente.

Evitar ambigüedades o lagunas en la factura

Siempre hay que evitar expresiones ambiguas o indeterminadas, verbigracia “tantos días vista”, “contado comercial”, “primer día hábil” “fin de mes”, "pago por reposición".

No hay que aceptar condiciones de clientes que sean cuestionables como la de "día de pago primer viernes de cada mes", puesto que si el primer viernes del mes es festivo el cliente puede retrasar el pago un mes más.

Además es conveniente averiguar si el cliente practica la cada vez más extendida mala costumbre de no aceptar el pago de facturas con vencimiento en agosto alegando vacaciones estivales, en cambio seguirán pasando pedidos durante todo el verano. Lo mismo hay que aclarar respecto a los pagos a con vencimiento a finales de diciembre, puesto que muchas empresas dejan de pagar las facturas a partir del 15 de diciembre.

Asimismo es peligroso que un cliente ponga en sus condiciones de pago: “pago a proveedores únicamente el día 30” ya que esto le permite eludir el pago el 28 de febrero y aplazar un mes más los pagos que vencían en febrero.

Y también hay que eludir condiciones como “pago a 60 días fecha de recepción de factura”, o “pago a 60 días fecha de recepción y validación del pedido” que son discrecionales y permiten que el cliente retrase el pago muchos más días.  

Por lo tanto es recomendable utilizar términos como "pago a 45 días fecha factura" y hacer constar la fecha exacta del vencimiento de pago en la factura, tal y como exige la legislación mercantil.

Los días fijos de pago fijados por el comprador

Los días fijos de pago predeterminados por el cliente son otro factor que distorsiona el vencimiento de pago puesto que el cliente no paga el día del vencimiento teórico (una vez que ha transcurrido el plazo de crédito otorgado) sino que lo hace el día que el mismo ha predeterminado y que puede ser muchos días después del vencimiento original.

Por este motivo muchos compradores concentran todos sus pagos en uno o dos días cada mes alegando motivos de organización de sus tesorerías, cuando en realidad el motivo es conseguir un plazo adicional de crédito.

Por lo tanto los días fijos de pago son una técnica que utilizan muchos clientes para alargar considerablemente el plazo de pago. Incluso algunas empresas emplean la estratagema de pasar el pedido en unas fechas cercanas al día de pago que han impuesto a sus proveedores, con el propósito de que el vencimiento de pago de la factura correspondiente tenga una fecha mucho más lejana y de esta forma conseguir un aplazamiento extraordinario.

Por ejemplo una empresa pacta con un proveedor un aplazamiento de pago de 60 días pero impone un solo día de pago; el 5 de cada mes. La empresa compradora le pasa intencionalmente el pedido  al proveedor el día 2 de marzo. El suministrador puede hacer la entrega del producto el 7 de marzo y facturar este mismo día. El vencimiento teórico de la factura sería el 7 de mayo, pero como el cliente tiene un día fijo de pago que es el 5 de cada mes, el proveedor no podrá cobrar la factura hasta el 5 de junio. Con esta argucia el cliente habrá conseguido una financiación extra de 29 días ya que  pagará la factura a 89 días.

El sistema de imponer un día de pago al mes –o unos días de pago– perjudica al proveedor ya que cuando el cliente tiene un solo día de pago al mes,  esto supone un retraso medio de 15 días en el pago de las facturas. Cuando el comprador tiene 2 días de pago al mes  el retraso medio que sufre el proveedor es de  7,5 días  y cuando tiene 3 días de pago mensuales el retraso es de 5 días. Y si el cliente tiene 1 día de pago a la semana el retraso es de sólo 3 días.

La importancia de la fecha de emisión de la factura

Otro factor que también influye en el vencimiento de la factura es el día de inicio del cómputo para el plazo de cobro, ya que según el día la semana que se tome como fecha de inicio del cálculo puede caer en domingo el día de vencimiento. Hay unas reglas predeterminadas en función del plazo de cobro y el día en que se pone el contador en marcha; por ejemplo si se toma un lunes como día de inicio del cómputo y el plazo de pago es de 90 días, la fecha de vencimiento será un domingo.

Si el plazo de pago es 60 días y se factura un miércoles, el vencimiento de pago también caerá en domingo. Y si el plazo de pago es de 30 días y se factura un viernes, el vencimiento también será  un domingo.

Por lo tanto hay que evitar facturar para plazos de cobro a 90 días los lunes, para plazos a 60 días los miércoles y para plazos a 30 días los viernes ya que el vencimiento de pago será siempre un domingo y se retrasará el cobro un día.

Mejor utilizar días y no meses en el cómputo

Tampoco es lo mismo indicar el plazo de cobro en días que hacerlo en meses ya que no todos los meses tienen 30 días. Por ejemplo una factura de fecha 5 de junio con un plazo de pago a 90 días vence el 3 de septiembre, pero si indicamos 3 meses vence el 5 de septiembre, o sea perdemos 2 días.

Postfacturación o prefacturación

La utilización por parte del proveedor de un sistema de postfacturación o de prefacturación es decisivo puesto que un sistema de postfacturación hace perder días en el cobro en cambio uno de prefacturación permite ganar días. Sin embargo cada uno de los sistemas citados tiene sus ventajas e inconvenientes.

La ventaja de utilizar un sistema de prefacturación es que no existirán alargamientos en el ciclo de cobros  por retrasos en la emisión de facturas.

Pero existirá el inconveniente de que la empresa debe ser muy puntual en las entregas, debe servir los pedidos de forma impecable y seguir todos los requisitos que solicitó el cliente. Con este sistema de facturación no pueden existir problemas en la recogida de los  pedidos ni en las entregas de los productos.

La prefacturación tampoco funciona si aparecen litigios comerciales relacionados con los bienes servidos, o cuando el cliente no acepta la mercancía facturada después de la entrega.

Tampoco es aconsejable utilizar la prefacturación cuando el cliente tenga un plazo de aceptación o revisión de la conformidad del pedido.

Las ventajas del sistema de postfacturación son: se eluden errores en la confección de las facturas por pedidos mal recogidos, por  incidencias en las entregas  y  se evitan problemas por facturar pedidos rechazados después de la entrega.

El principal inconveniente de la postfacturación es su dependencia de otro documento: el albarán. En caso de llegar con retraso el albarán, la factura se emitirá con una demora innecesaria.

La postfacturación también tiene el inconveniente de que en caso de facturar de forma agrupada las entregas efectuadas durante un determinado período de tiempo (1 semana, 15 días, 1 mes) juntando varios albaranes para luego emitir una única factura, el proveedor todavía concede un plazo suplementario de crédito al comprador. Esto es así ya que por lo general se utiliza la fecha del último día del período de suministros (la fecha que corresponde a la última entrega) como base para iniciar el cómputo del plazo de pago de la agrupación de albaranes. Con este sistema el cliente gozará de mayor plazo para pagar las primeras compras efectuadas.

En estos casos hay que negociar con el cliente para computar la fecha de inicio del plazo haciendo un promedio ponderado de las fechas de entrega para establecer de este modo una fecha media de cobro.

La recepción del albarán (remito o nota de entrega) validado

Ø   a partir de la entrega de la mercancía empieza a contar el período de cobro, por lo que en caso de utilizar sistemas de post-facturación, es vital que los albaranes lleguen lo antes posible a administración de clientes para poder emitir las facturas.

Ø   es prioritario evitar las retenciones de los albaranes en el circuito de envío a administración.

Ø   en muchas ocasiones los albaranes tardan varios días en llegar lo que produce demoras innecesarias en la confección de las facturas.

Ø   esta práctica provoca la existencia de bolsas de riesgo ocultas ya que durante el plazo que tardan en llegar los albaranes no sólo se están dando días de crédito gratuito a los clientes, sino que no se contabilizan las partidas de ventas a crédito al no haberse emitido todavía las facturas correspondientes.

Ø   Los albaranes deben ser enviados por un conducto que no provoque distorsiones en su lectura, por ejemplo si son enviados por fax procurar que la reproducción sea lo suficientemente buena para que no surjan errores causados por palabras, cifras o letras difíciles de leer.

La confección de la factura

Ø   la factura es otro de los documentos clave de las transacciones mercantiles y la facturación es una de las operaciones más importantes para la empresa.

Ø   es fundamental que la facturación se haga lo antes posible, dando prioridad a las facturas de mayor importe, cualquier retraso en la emisión de una factura supone otorgar días de crédito adicionales sin coste al cliente.

Ø   un buen sistema informático permite agilizar la facturación, pero no todo el proceso de facturación depende de la informatización.

Ø   en las empresas que utilizan sistemas de pre-facturación el problema de la dependencia del albarán para la emisión de las facturas queda solventado ya que se emiten automáticamente las facturas junto con los albaranes.

Ø   no obstante la pre-facturación también tiene ciertos inconvenientes, sobre todo si la empresa tarda en servir los pedidos puesto que los clientes se negaran a aceptar la fecha de factura.

Ø   en caso de utilizar un sistema de post-facturación hay que considerar que en muchas ocasiones se está dando un plazo de crédito suplementario al cliente, puesto que la fecha de la factura es normalmente el día en que se está facturando, y no el día de recepción de la mercancía en el almacén del cliente.

Ø   algunos clientes sólo autorizan como fecha  para calcular el vencimiento el día en que sus servicios de compras validan la recepción de la mercancía, y a partir de esta fecha el proveedor debe emitir su factura, lo que le obligar a regalar unos cuantos días de crédito al cliente.

El envío de la factura al cliente

Ø   de nada sirve un sistema de facturación rápido y preciso si se demora la distribución de las facturas a sus destinatarios.

Ø   la empresa debe tener un buen sistema de reparto y dar un tratamiento especial a la distribución de facturas de importes elevados, ya sea por correo urgente o por mensajero.

Ø   Como norma general una vez emitidas las facturas deben salir enseguida de las oficinas del proveedor y enviadas a la dirección correcta del responsable de pagos del comprador. 

Ø   es conveniente actualizar las direcciones de envío de las facturas y comprobar las facturas devueltas por errores de dirección postal.

Ø   Es aconsejable que en todas las facturas conste claramente el nombre del responsable de administración de clientes de la empresa proveedora y su teléfono directo de contacto e incluso su correo electrónico personal, con la mención expresa de que en caso de disconformidad o necesidad de aclaraciones, el cliente debe contactar lo antes posible con dicho responsable.

La llegada de la factura a la administración del cliente

Ø   es conveniente adoptar una política pro-activa en el control del envío de las facturas a los clientes, y  –sobre todo a partir de determinados importes– es conveniente contactar con la persona responsable de aceptar el pedido y dar las órdenes de pago.

Ø   en cualquier caso es conveniente personalizar la gestión y comprobar que el cliente ha dado validez a la factura, que ésta  sea totalmente correcta  y confirmar su cobro al vencimiento.

Ø   en caso que la factura no sea correcta para el cliente, el proveedor tiene suficiente margen de tiempo para rectificar los errores en su factura y solucionar posibles conflictos comerciales.

     En definitiva es importante que las empresas tengan siempre presente
que vender bien es cobrar bien y que cobrar bien es vender mejor