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Consejos para buenos negocios en Japón



1- JAPON UN PAIS SINGULAR
No cabe duda de que Japón es un país diferente. Durante varios siglos su
relación con el mundo ha sido a través de pocos países (China, Corea, etc)
e incluso desde principio del S. XVII a mediados del S. XIX se preconizó el
aislamiento del país con respecto al resto del mundo.

Su insularidad ha favorecido dicho aislamiento cultural y económico y ha
forjado una realidad socio-económica con muchas peculiaridades. No obstante
lo anterior, no hay que preconizar la singularidad de Japón. Es malo porque
se refuerza esa ideología entre los propios japoneses, con todo lo que
conlleva (v.g. ultranacionalismo). También es malo para los extranjeros y,
en concreto, para sus empresas, que sobrevaloran las dificultades de entrar
en el mercado japonés.

Japón es un país cada vez más occidentalizado y, en principio, cualquier
productor que pueda ofrecer algo de forma competitiva puede tener acceso,
aunque sea lentamente y con dificultades, al mercado japonés.


2 - ALGO NECESARIO: LA CONSTANCIA

Generalmente se considera que las empresas japonesas son lentas en sus
procesos de decisión y rápidas en la ejecución de lo finalmente decidido.
La "lentitud" no es una característica personal de los japoneses, sino que
es una consecuencia de diversas constantes sociales y organizativas:

Por un lado, las redes de distribución son complejas en Japón. No por
capricho, sino por razones históricas (ya había un sistema complejo de
distribución, en el siglo XVII, para comercializar arroz y algodón) y por
las propias características de los hogares japoneses y la excesiva
concentración de población en pocas megaurbes. Lo anterior significa que
antes de llegar nuestro producto a la persona que decide sobre su compra,
ha podido pasar por varias personas de la misma u otras empresas.
En este contexto, las empresas latinoamericnas interesadas en el mercado
japonés tienen que elegir el canal de distribución más idóneo para sus
productos. Evidentemente, no hay una solución mágica y podemos encontrar
ejemplos de empresas españolas de confección que tienen éxito vendiendo a
través de una gran "trading", de una "trading" especializada o directamente
a boutiques.


Por otro lado, la cultura del consenso preside la vida de las empresas
japonesas. Esto no hay que malinterpretarlo pensando que en las empresas
japonesas se decide todo en un régimen asambleario. Al contrario de lo que
se piensa, las decisiones se toman "up-bottom" casi sin excepción, pero se
intenta convencer a todos los departamentos involucrados de la idoneidad de
la decisión tomada. Evidentemente, esto es un proceso que consume tiempo.
En el caso concreto de una Feria, la necesidad de contar con la aprobación
del responsable del departamento genera, frecuentemente, esa lentitud de la
que tanto se quejan las empresas occidentales, especialmente cuando las
visitas a los expositores son realizadas por personas de poco nivel en la
empresa.
En este contexto, lo normal es que estos visitantes soliciten muestras y
catálogos y sólo después de su análisis en profundidad podrá decidirse la
realización de un pedido de cierto volumen.
También es frecuente que después de estas visitas de "sondeo", estas
personas vuelvan acompañadas de sus jefes (e incluso clientes). Por tanto,
la presencia activa de una empresa latina en una Feria japonesa es
generalmente muy interesante para demostrar su interés y compromiso con
este mercado, sin que necesariamente se tengan que cerrar operaciones
comerciales durante los días de la Feria.

Por último, el motivo de desarrollo japonés se ha basado en decisiones
empresariales orientadas más al crecimiento de las empresas que a su
rentabilidad, más al largo plazo que al corto plazo. Esta filosofía ha
impregnado la forma de hacer negocios en Japón. No esperemos batir récords
de ventas en un corto espacio de tiempo.


3- COSAS IMPORTANTES PARA HACER O MANTENER NEGOCIOS

3.1. Algo muy importante para tener éxito en Japón (y en el resto del
mundo) es ofrecer un producto competitivo. En moda esto significa tener un
diseño atractivo (aunque los japoneses sean un pueblo bastante
nacionalista, se sienten muy atraídos por lo extranjero y, en especial, por
lo occidental) con un precio adecuado. Los japoneses y, en especial, el
segmento de población interesada en la moda es muy marquista, pero
dejaremos de lado esta cuestión, porque el objeto y público de este
seminario es otro.


3.2. La reputación de la empresa es algo muy importante en el mercado
japonés. Esto obliga a documentar los datos económicos de la empresa y sus
productos en Memorias, Catálogos, etc. Estos documentos deben estar
obligatoriamente en inglés y, preferentemente, en japonés. En un primer
contacto con una empresa japonesa, es necesario contar con los documentos
citados.


3.3.En Japón la relación personal es muy importante para hacer negocios.
Conseguir un pedido relevante sin conocer personalmente al cliente es harto
difícil. Por tanto, enviar por correo, sin más, un catálogo es un
instrumento de venta poco eficaz en Japón. En la relación personal hay que
intentar respetar las costumbres japonesas. Con ellos estaremos enviando un
mensaje de amistad, compromiso y servicio al cliente japonés. Dar con
respeto tu tarjeta de negocios, vestir con relativa discreción y obsequiar
al cliente con algún detalle, son ejemplos de dichas tradiciones o costumbres.


3.4. Una forma de "probar" el compromiso de la empresa latina con ese
potencial cliente japonés surge cuando éste solicita a aquél unas
modificaciones en sus productos para adaptarlos a las características del
consumidor japonés (v.g. estatura y volumen). Una respuesta rápida y
positiva demuestra la disposición de la empresa latina a mantener una
relación armoniosa a largo plazo con ese cliente. Llegado a ese punto la
confianza personal será, para la empresa japonesa, más vinculante que un
contrato escrito.


3.5. Otra exigencia ineludible de los importadores japoneses se referirá a
la calidad del servicio de los exportadores y a la presentación de los
productos. La calidad del servicio significa cumplir escrupulosamente los
plazos de entrega, responder rápidamente a las peticiones del importador,
mantener contactos con frecuencia, etc. En el caso de la confección textil,
una buena presentación requerirá que la prenda esté perfectamente rematada,
los botones bien sujetos, las etiquetas impecables, etc.
El importador lo exige porque el consumidor final lo exige. Una explicación
de este comportamiento está ligado al alto precio que los consumidores
tienen que pagar por estos y otros productos. Parece obvio que si se paga
mucho por un bien, se exigirá más.


Además de lo anterior hay otras explicaciones de esta mayor exigencia. Una
muy importante es la minuciosidad y laboriosidad del pueblo japonés que, a
su vez, tiene sus raíces históricas en el budismo. Por ejemplo, el monje
Suzuki Shosan (1579-1655) defendía que el trabajo de una persona era una
práctica espiritual que le ayudaba a alcanzar el "paraíso" budista .
El trabajo en Oriente sería lo contrario de la idea del castigo divino de
la tradición cristiana. La reputación personal de un artesano estaba ligada
a la minuciosidad y perfección de trabajo, incluso de las partes que no se
veían a simple vista.
Incluso costó trabajo introducir entre la policía las esposas. Ese
ingenioso instrumento occidental ponía en entredicho las técnicas
aprendidas primorosamente por los policías japoneses para maniatar a los
presos (que eran distintas para hombres y mujeres; jóvenes, adultos y
ancianos; clases altas y bajas; etc.) Incluso recientemente la falta de
atención de un fabricantes de ollas al acabado de la base de las mismas,
debido seguro a que iba a estar en contacto directo con el fuego, motivó su
retirada del mercado. Resumiendo, la falta de calidad o de servicio de una
empresa es vista en Japón como algo más que una falta de respeto al
cliente, se considera casi como un insulto.


3.6. Qué ocurre si aparece un desacuerdo en la relación profesional con el
cliente japonés? Ya hemos comentado que en los negocios la confianza mutua
prevalece en Japón sobre el minucioso conjunto de derechos y obligaciones
que puedan incluirse en un contrato escrito. Incluso entre empresas
japonesas, muchas veces la solicitud de firmar un contrato por escrito es
visto como un signo de desconfianza mutua.
El derecho en japonés significaba castigo del soberano por incumplimiento
de las normas. Esta asociación con el castigo quizás explique la aversión
de los japoneses a ir a las Tribunales, incluso cuando es muy probable que
les den la razón. Lo ideal en Japón es el arreglo amistoso, incluso cuando
se ha llegado a las Tribunales. El mejor juez será entonces el que consiga
que los contenciosos se resuelvan a través de arreglos amistosos.


No obstante lo anterior, la creciente complejidad de los negocios está
modificando las prácticas citadas, por lo que resulta necesario expresar
con claridad en la factura "proforma" algunos elementos fundamentales de la
transacción comercial: la forma y condiciones de pago, la fecha límite de
entrega, etc. Por su puesto, en una concesión de licencia y otras
operaciones de igual calado también resulta necesaria la firma de un contrato.


CONSEJOS PARA MISIONES COMERCIALES
Y DE VISITAS DE NEGOCIOS A JAPON


RESUMEN
Ha de tenerse en cuenta que no es frecuente materializar alguna venta
durante una misión comercial o visita de negocios inicial en Japón. No se
ilusione pensando que si su producto se vende bien en su país o en otros
mercados exteriores, ha de tener un éxito inmediato acá. En Japón se le
concede una importancia extraordinaria a la calidad de los productos.
Vender en Japón es símbolo de excelencia de las empresas y productos
extranjeros. Y conviene informarse con antelación acerca del potencial de
cada producto antes de iniciar cualquier operación. Para ello y como paso
previo, debería consultar estudios de mercado acerca de su producto.
Los negocios en Japón requieren análisis, pruebas, decisiones en consenso,
etc. que se traducen lógicamente en tiempo. Se analizan todos los
pormenores antes de tomar una decisión. Para ellos la paciencia es más que
una virtud.
El primer consejo, por tanto, es que no desespere. Sea tenaz y considere su
visita y todas las acciones complementarias con una rentabilidad a largo
plazo.


PREPARACION DE LA MISION

Preparación de la agenda. El mejor modo de establecer los contactos
iniciales en Japón siempre es a través de un tercero, ya sea la Oficina
Comercial de la Embajada o cualquier consultora especializada. En
caso de que desee elaborarse la agenda por sí mismo, no es aconsejable el
envío de faxes, si no especifica la persona a la que van dirigidos.
Averigüe por cualquier medio la persona de contacto y diríjale una carta
incluyendo una tarjeta personal y un catálogo o breve descripción de sus
productos. Las cartas siempre son mejor recibidas que el fax, ya que
implica un mayor esfuerzo en su preparación. Posteriormente intente ponerse
en contacto con esta persona mediante llamada telefónica para concertar una
cita.


DOCUMENTOS:
Tráigase la mayor cantidad de documentación posible: folletos, catálogos,
memorias, informes financieros, premios o distinciones, fotografías, etc.
de su empresa. Lo ideal sería proporcionar todo este tipo de información en
japonés, ya que demostraría un firme propósito de introducir sus productos
en este mercado. Como mínimo debe proporcionar todos los documentos en
inglés. Los documentos imprescindibles son sus catálogos y una memoria o
perfil de su empresa.


MUESTRAS:
Si es posible traer muestras de su producto, no olvide traerlas consigo o
enviarlas, con suficiente antelación, a Japón.


INFORMACION:
Al igual, conviene informarse sobre Japón todo lo posible. Los japoneses
evaluarán sus conocimientos sobre Historia, Religión, Arte o Literatura
japonesa muy positivamente. Alguna pincelada sobre ello, dejada en el
momento oportuno, hará ver a sus contertulios que existe algo más que el
mero propósito de incrementar las ventas en un mercado nuevo.


LENGUAJE:
El mismo efecto les causará el empleo de alguna palabra o expresión
sencilla en japonés, para lo cual le remitimos a las direcciones de
Internet en donde puede conseguir un vocabulario básico de ciertas
expresiones.


VESTIMENTA:
La vestimenta más usada tradicionalmente por el hombre de negocios japonés
es un traje oscuro, con corbata discreta. No obstante, las cosas están
cambiando en Japón, no requiriéndose para un extranjero una etiqueta
distinta de la practicada en las reuniones de trabajo en Occidente.


TARJETAS PERSONALES:
Práte es una obligación para todo aquel que realice visitas de negocios en
Japó. Los hoteles disponen de información para poder tener impresas en
menos de veinticuatro horas las tarjetas personales en inglés y al reverso
en japonés. Lo más aconsejable es encargarlas anticipadamente a su llegada
a Japón y traiga un disquete que contenga la imagen del logo de su empresa
o una impresió con una resolucióde alta calidad. 


INTERPRETES:
Resulta aconsejable el contratar los servicios de un intérprete para
asistir a las reuniones de negocios. Aunque tengamos la seguridad de que
nuestro interlocutor habla inglés perfectamente y no tendrá ninguna
dificultad en entendernos, tenga presente que esta persona se sentirá
forzada a hablar en un lenguaje que no es el suyo propio. Algunos
ejecutivos japoneses tienen en la empresa alguien que les efectúa los
servicios de intérprete, pero conviene que usted traiga el suyo, puesto que
el intérprete proporcionado se puede sentir influenciado por la empresa
para la que trabaja. Seguro que la Oficina Comercial de su Embajada dispone
de un listado de intérpretes japonés-español de reconocida profesionalidad
que prestan sus servicios para este tipo de actividades.


REGALOS:

Es conveniente traer pequeños obsequios para sus contactos japoneses.
Traiga material promocional de su empresa, como "pins", bolígrafos,
mecheros, encendedores o similares. En última instancia, puede comprar
algún pequeño souvenir representativo de su área geográfica. Los japoneses
verán en este detalle que usted no solo pretende establecer lazos
comerciales con su empresa, sino que también tiene la intención de iniciar
relaciones cordiales. Use este argumento cuando reparta los regalos. Tenga
en cuenta que si estos pequeños regalos los trae envueltos, en Japón se
considera descortés abrir los regalos en presencia de la persona que los
ofrece. No se asombre si esto sucede. También debe tener en cuenta que el
número cuatro y el nueve son símbolos de mala suerte. No presente cuatro o
nueve elementos envueltos en un paquete para regalo.


CONTENIDO DE LA ENTREVISTA

PUNTUALIDAD
Los japoneses suelen llegar a sus citas con cinco minutos de antelación.
Trate de hacer lo mismo. Si ve que va a llegar tarde a una cita, efectúe
una llamada telefónica con la máxima antelación posible y añada cinco
minutos al tiempo previsto de demora. Así, su interlocutor verá que a pesar
de que es usted un hombre muy ocupado, ha conseguido recortar cinco minutos
de su tiempo para llegar antes de lo previsto. La puntualidad es el primer
símbolo de seriedad de su empresa. No la menosprecie como un detalle sin
importancia.


SALUDO:
El saludo típico es la inclinación. Aunque no es la costumbre, algunos
japoneses estrechan la mano a los occidentales. Lo mejor es que permanezca
a la expectativa y actúe en consecuencia.


INTERCAMBIO DE TARJETAS PERSONALES:
Este es el primer paso en toda reunión de negocios. Generalmente es la
persona de más categoría de la empresa anfitriona la que comienza a
entregar su tarjeta a las personas de la empresa invitada, empezando por la
de mayor categoría. La tarjeta se entrega sosteniéndola por ambas manos,
colocada de modo que sea legible para la persona que la va a recibir, y con
una ligera inclinación de cabeza. Las tarjetas siempre se entregan y se
reciben en pie. Cuando reciba la tarjeta, también la debe sostener por
ambas manos, examinándola detenidamente durante algunos instantes.
Tenga en cuenta que éste es el ritual japonés. Quiz6aacute; si lo sigue
fielmente pueda resultar ridículo para un occidental. Lo que sí debe de
tener en cuenta es que se trata de un acto muy importante. En cualquier
caso debe de actuar con el máximo respeto durante esta ceremonia. Luego
proceda a colocar las tarjetas delante suyo de modo que refleje la posición
en la mesa de sus interlocutores. Así, además de seguir fielmente las
reglas de protocolo, le será muy útil para tener una referencia del nombre
y cargo de sus interlocutores. No doble o juegue con las tarjetas
personales durante la negociación.


INICIO DE LA NEGOCIACION:
Nunca empiece directo al grano. Lo mejor siempre es excusarse por no hablar
japonés. También es conveniente hacer algún comentario referente al tiempo
atmosférico (tema favorito de los japoneses). Igualmente puede comentar lo
difícil que es para usted el idioma o preguntar el significado del nombre
de la empresa (en japonés todas las palabras tienen un significado) o
sencillamente comentar sus primeras impresiones sobre Japón.


LABOR DE EQUIPO:
En Japón, las decisiones siempre se toman por consenso, en el sentido de
que se intenta convencer a todos los departamentos involucrados de la
idoneidad de la decisión. Tenga presente este hecho y no trate de forzar a
sus interlocutores a cerrar alguna operación en una primera visita.


OBJETIVO:
El consumidor japonés es muy exigente. El mercado está continuamente
adaptándose y renovándose. La competencia es muy fuerte. Tenga presente
estas consideraciones y muestre que su empresa tiene la flexibilidad y
capacidad de adaptación necesarias para hacer frente a este mercado. Su
objetivo en esta negociación inicial no debe ser otro sino lograr captar su
interés. Remarque las características distintivas de su producto, su
capacidad potencial de producción, la cualificación de su personal, etc.


ACTITUD PERSONAL:
Muéstrese cordial y agradable. No olvide la importancia de las relaciones
personales en Japón para el establecimiento de los lazos comerciales. Sus
contertulios no solo analizarán su producto o su empresa, sino también la
persona o personas que lo representan. Tome notas durante la negociación y
muestre una actitud profesional.


AFIRMACIONES:
Es realmente difícil escuchar un No rotundo en boca de un japonés. No se
confíe porque repetidamente asientan con la cabeza. Es su manera de
expresar que están escuchando y entendiendo lo que se les está diciendo.


PREGUNTAS SOBRE SU EMPRESA:
Sus interlocutores querrán conocer las dimensiones de su empresa, la
experiencia en el sector, su estado financiero, el nivel de aceptación de
sus productos en el mercado de origen, etc. Sea sincero en este punto.
Tenga en cuenta que ellos no van a tomar decisiones inmediatas y que, por
tanto, investigarán por su cuenta estos detalles. Conviene que realce los
aspectos más sobresalientes y trate de restar importancia a los que puedan
resultar negativos. En todo caso, lo más conveniente es invitarles a
visitar su empresa e instalaciones.


MUESTRE INTERES:
Pregúntele también a ellos. Sienta curiosidad sobre la estrategia que
abordarían para introducir sus productos, el nivel de ventas que podría
alcanzarse, los defectos y ventajas que perciben en sus productos, la
manera de mejorarlos aún más, los cambios futuros que podrían influir en su
comercialización y el modo de anticiparse a ellos y hacer modificaciones,
etc. Esto les hará ver que usted posee una firme decisión de establecerse
en este mercado. Sin embargo, tampoco llegue a la impertinencia. Si nota
que se están sintiendo incómodos porque aún no pueden responder
adecuadamente a estas preguntas, discúlpese diciendo que su intención era
conocer la primera impresión que causan sus productos.



Fuente: Oficina Comercial de España en Tokio

 

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