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Experimentamos irritación cuando algo
no está del todo bien: algo necesita que se le
calme o se le “rasque”. Pero si no lo calmas o rascas de
inmediato y la irritación continua,
quizá no estés prestando atención a algo y tu productividad se
ve disminuida. La irritación
generalmente produce que no tengas claro lo que quieres o lo que
estás haciendo. Si estás
altamente enfocado sobre dónde vas y tus prioridades, sabrás cómo
lidiar con las cosas
que estén desalineadas con respecto a ti y tomarás acción como
corresponda. Si insistes
en aferrarte a la irritación, echa un vistazo a ver si es que
andas en pos de algo que temes
perder si lo confrontas o lo dejas ir de lado, o si es tan sólo
un mero recordatorio de que
estás irritado contigo mismo por no estar más enfocado.
CITAS
“Cuando nos encontremos con un
individuo de mal carácter, deberíamos
tornarnos a nuestro interior y examinarnos”.
- Confucio
“Después de todo, los que tienen
una vida interna profunda y real, son los
mejores para lidiar con los detalles irritantes de la vida
externa”.
Evelyn Underhill
“No hay silla cómoda para el hombre
insatisfecho”.
Benjamín Franklin
PARA PENSARLO
“CÓMO CURAR LA “INTERRUPTITIS”
Con frecuencia, mientras estoy enseñando
esta tecnología, se me hace esta pregunta
o desventaja: “Todo este asunto de la metodología de la
productividad personal está muy
bien, pero, ¿qué hago con todas las interrupciones que
tengo durante mi día de trabajo?”
Hay suficientes sugerencias de la “administración del tiempo”
tradicional acerca de cómo
lidiar con estos “desperdicios” de tiempo. No sientas que
“tienes que” contestar el teléfono
cuando suene o contestar un email cuando te llegue.
Cierra la puerta. Aprende a sugerir
muy diplomáticamente que se establezca una reunión
para desanimar peticiones aleatorias para tener conversaciones de
negocios informales.
Ocúpate (¡y da la apariencia de estar ocupado!) Ponte de
pié cuando alguien te hable
(en lugar de tener la disposición de estar en la sala tomándote
un café en la mesa de centro).
Y, por favor, relega la filosofía de “puerta abierta” al
museo de ideas estúpidas. Muy buenas
ideas. Pero prefiero no perder el tiempo lidiando con pérdidas de
tiempo.
Para la mayoría de la gente con la
cual interactúo, estas sugerencias estándar son obvias
y en funcionamiento, o imposibles.
Quizá sería más fácil lidiar con
estos asuntos si las interrupciones fueran evidentemente
“malas” para ti cuando aparecen: por ejemplo si el teléfono
sonara distinto cuando es un
número equivocado o a tu jefe se le pusiera la cara verde cuando
la respuesta a la pregunta
con la cual te está torturando, se encuentra en un email que le
enviaste hace dos días. Pero
la gente que se te presenta con la necesidad de algo de tu parte,
a veces, sí necesita algo
de ti inmediatamente, aún desde tu propia perspectiva.
Esa llamada de teléfono es a lo mejor
alguien de quién esperas saber algo. Posiblemente
haya algo en tu correo electrónico que necesitas saber, ahora. Y,
pues ni modo: tu jefe es
tu jefe.
Por lo tanto, yo no me paso mucho
tiempo con sugerencias de administración del tiempo.
No porque no tengan valor, muchas de ellas sí que lo tienen.
Lo que pasa es que existen
billones de excepciones a las reglas.
De hecho tengo una sugerencia bien radical. De hecho,
dos.
1) Mantén el inventario actualizado,
al día y efectivamente organizado, revisado y
accesible al instante, de todo lo que tienes que hacer, al tiempo
que te mantienes
pensando acerca de los proyectos y cosas más grande que quieras
realmente lograr.
Entonces podrás con mayor madurez y confort distinguir entre las
perturbaciones
inapropiadas y oportunidades inesperadas o interacciones útiles
cuándo éstas surjan.
El mayor problema de esta cuestión de las interrupciones es que
en cualquier punto
del tiempo la mayoría de la gente no sabe todas las cosas que
tienen que hacer, sólo
saben que tienen un “montón” de cosas por hacer. Entonces,
cuando algo imprevisto
se les presenta, tan sólo empeora una ambigüedad ya de hecho
sensible. Cualquier
sorpresa se siente como si te echaran sal en la herida. Es casi
como si la gente dijese:
“No sé qué debería estar haciendo pero esta cosa nueva
seguramente NO es lo que
debería estar haciendo ahora (aunque ¡no estoy del todo seguro
al respecto tampoco!)
Así que ¡¡te ruego que me dejes de recordar que no sé lo que
está sucediendo!!"
2) Ponte al día con cuán rápido y fácilmente
puedes asentir aquello a lo que tienes que
dar entrada, ponerlo de lado en un lugar seguro y, sin mucho
esfuerzo, regresar a lo que
estabas o necesitas estar haciendo sin tener que procesar o
completar aquello en este
momento, a sabiendas que se procesará y verá en otro momento
mejor.
La mayoría de la gente no confía en
sus propios sistemas y conductos lo suficiente
para capturar rápidamente y seguirle la pista a las cosas que les
llegan a su mundo,
sin tener que completarlas en ese momento. Así que terminan sintiéndose
impulsadas
a lidiar con aquello que llega, en lugar de sencillamente
recolectarlo en algún contenedor
en el cual confíen que se verá en su momento. Si te haces muy
bueno para manejar tu
bandeja de entrada, confiando que la llevarás a cero pronto,
puedes anotar cualquier
cosa en un pedazo de papel, echarla a tu bandeja y volver a lo que
estabas haciendo
antes de que te interrumpieran, sin perder mucho tiempo en ello.
Si no tienes ese nivel
de rigor con tu recolección y conductas de procesamiento, será más
fácil que te sientas
una víctima de las cosas que te exigen atención: sabes que hay
que hacerlas pero no
confías en que tu sistema las asimile y te recuerde.
Tengo empatía con las frustraciones
de la gente que empieza a adquirir mejor control
de su propio mundo pero tiene que lidiar con los “dinosaurios”
corporativos que prefieren
hacer víctimas de los demás con su enfoque intermitente y
esparcido. Los jefes sabotean
la productividad al interrumpir al personal simple y sencillamente
porque no les gusta
usar el email y les hace falta su propio sistema personal
confiable. Y todos podríamos
brindar un mejor servicio al cliente si no fuese por los clientes.
Pero entre más insalubre
y necio se torne tu medio ambiente, más importante se vuelve que
manejes lo que
PUEDAS manejar para que puedas lidiar con lo que te “arroje”
el jefe pero contigo al
volante, no en el asiento del pasajero. No dejes que un puñado de
mosquitos te eche
a perder tu safari.
La verdadera estabilidad es el
resultado del equilibrio entre el orden y el desorden
presuntos. Un sistema verdaderamente estable espera lo inesperado,
está preparado
para que se le disturbe y tiene la expectativa de que se le
transforme.
Tom Robbins
SUGERENCIAS
[Dos muy buenas gracias a Dan Puckett,
de Chapel Hill, NC - DA]
Poner cinta adhesiva “SCOTCH” en
las carpetas o “folders” antes de etiquetarlos
para que sea fácil removerlos y volver a reetiquetarlos y
usarlos.
Coloca todas las “llaves
misteriosas” que puedas tener regadas por los cajones de
tu casa y ponlas en un sobre, etiquetado “LLAVES VARIAS”. Así,
cuando te topes con
algo tuyo que requiera llave, sabes a dónde acudir.
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