Extracto de un capítulo del libro “PNL PARA DIRECTIVOS”
de Joseph O´Connor & Ian Mc Dermott, editorial Urano.
Objetivos, resultados, proyectos...puede
tratarse de formas de resolver problemas urgentes
o de nuevas iniciativas. Son palabras que expresan la idea de moverse de
un sitio a otro:
de una situación presente, de algún modo insatisfactoria, a otra situación
nueva que se
considera mejor.
Muchos sistemas de evaluación y control de gestión resultan
decepcionantes debido a que,
a pesar de estar bien estructurados para el seguimiento de determinados
resultados, los que
no lo están son los propios resultados reales a evaluar. Los implicados
no han pensado sus
proyectos de forma clara y estructurada.
Es importante distinguir entre resultado y
tarea:
UN RESULTADO ES LO QUE QUEREMOS
UNA TAREA ES LO QUE HACEMOS PARA CONSEGUIRLO
La buena gestión es un equilibrio entre tarea
(lo que hay que hacer) y proceso (cómo hacerlo).
En la carrera diaria por realizar la tarea,
resulta fácil perder el sentido de la dirección a largo
plazo. Sin
embargo, lo más probable es que las tareas que no están orientadas a
resultados
sean insuficientemente consideradas y pobremente planeadas, por
lo que asimismo serán
pobremente ejecutadas. Costará más tiempo
realizarlas, con lo que se repetirá el problema
que se intenta evitar al
hacerlas.
Las tareas alineadas con nuestras metas nos
acercan a nuestros resultados. Para que
estén bien coordinadas y sean
completas y plenamente eficaces, debemos pensar de
forma estructurada.
PENSAR EN RESULTADOS INCLUYE TRES ELEMENTOS:
La situación presente: Dónde estamos ahora.
La
situación deseada: Dónde
queremos estar.
Nuestros
recursos: Cómo ir desde donde estamos hasta donde queremos estar.
Es
necesario considerar dos puntos:
-Pensar en resultados proporciona dirección y propósito a nuestras
acciones. Mientras
no sepamos
lo que queremos, nuestras acciones carecerán de sentido, y nuestros
resultados
serán
aleatorios. Pensar en resultados confiere control sobre la dirección en la que
viajamos.
-Tanto si los definimos como si no, obtendremos resultados, aunque tal vez
no sean los esperados.
Los resultados deben ser:
REALISTAS
MOTIVADORES
REALIZABLES
Fijar resultados no es tan sólo algo que
hacer en determinadas ocasiones, sino que constituye
toda una forma de pensar. Significa dirigirse por completo hacia aquello
que deseamos. Es algo
que nos hace avanzar.
Pensar en problemas es lo contrario a pensar
en resultados, puesto que nos concentramos en
lo que está mal. En un mundo imperfecto siempre surgen problemas. Siempre
habrá algo mal.
Pensar en resultados cambia la cuestión desde "¿Qué está
mal?" a "¿Qué queremos?".
Formular un problema en los términos
adecuados es la clave para resolverlo.
Existen ciertas preguntas clave que hay que
plantearse al formular resultados.
Los resultados que no están articulados con
claridad son imposibles de seguir, de mantener,
y de alcanzar.
La gestión de un proyecto puede convertirse en una pesadilla cuando este
no
ha sido formulado en términos de resultados.
La siguiente lista de comprobación tiene como
finalidad reunir, de forma sistemática, todas
las preguntas clave para poner
a prueba nuestros planes y detectar sus defectos antes de
que la cruda realidad se encargue de hacerlo de forma mucho menos
condescendiente.
ESTABLECER
RESULTADOS
1) POSITIVO
¿Qué
queremos?
Los resultados deben ser expresados en
positivo, es decir deben acercarse al objetivo
deseado, y no alejarse de
algo indeseable.
Fijar objetivos negativos es algo parecido a salir de compras con una
lista de lo que
no queremos comprar.
Cualquier resultado que contenga palabras como "menos",
"parar", "dejar de", o
"reducir", es probablemente negativo.
Preguntas:
¿Qué es exactamente lo que queremos?
¿Qué conseguiremos en caso de lograr este resultado?
¿Qué buscamos en realidad?
¿Porqué es importante lograr este resultado?
2) PRUEBAS
¿Cómo sabremos que hemos logrado lo que deseábamos?
Tiene que haber algún modo de medir el éxito; una carrera no tiene fin
si carece de meta.
Debemos decidir de antemano cuál será la evidencia que nos indique
que hemos alcanzado
el resultado deseado.
Se trata de lo que veremos, sentiremos, y oiremos cuando lo hayamos
logrado.
Necesitamos disponer de realimentación
constante que siga estos dos principios:
-Información fluida constante, de modo de poder comprobar que avanzamos
hacia el
resultado elegido
-Información confiable
Pensemos en el indicador de falta de aceite de
un coche. Queremos que se ilumine tan
pronto como la presión baje más allá del límite de seguridad, y
no al día siguiente cuando
el motor ya ha sido dañado.
Asimismo queremos que el sensor sea fiable, no que nos avise que la presión
es demasiado
baja cuando en
realidad es normal.
Preguntas:
¿Cómo sabremos que hemos logrado nuestros resultados?
¿Qué veremos, oiremos, y sentiremos cuando lo hayamos logrado?
¿Qué verán, oirán, y sentirán los demás cuando lo hayamos
logrado?
3) ESPECIFIQUEMOS
¿Dónde, cuándo, cómo, con quién?
Tal vez queramos incrementar la productividad, pero no en todos los
sectores de la organización,
tal vez queramos contratar a determinado
jugador, pero no si los costos financieros de la operación rebasan
determinado punto. Tal vez no queramos que el resultado se produzca antes
de determinada fecha, puesto que otros elementos del conjunto no estarían
aún en disposición de beneficiarse de él.
Preguntas:
¿Dónde queremos obtener nuestros resultados?
¿Cuándo queremos nuestros resultados?
¿Con quienes queremos obtener nuestros resultados?
¿Hay algún momento, lugar o persona con los que no queramos
nuestro
resultado?
4) ¿DE QUÉ RECURSOS DISPONEMOS?
Preguntas:¿De
qué objetos disponemos?
¿De qué cualidades personales disponemos?
¿Qué cualidades necesitamos desarrollar para alcanzar el
resultado?
¿Quién nos puede ayudar?
¿Qué modelos podemos seguir?
¿Cuál es el presupuesto disponible?
5) ¿PODEMOS INICIAR Y MANTENER EL RESULTADO DESEADO?
¿Qué es lo que está bajo NUESTRO control? Pensemos con exactitud lo que
podemos hacer
nosotros y qué lo demás para obtener el resultado deseado. En caso de
delegar. ¿qué, cómo y
a quién? ¿Cómo los motivará para que quieran hacerlo y cómo evitará
que sientan que tienen que
hacerlo?
Preguntas: ¿Qué podemos hacer nosotros directamente para alcanzar
el resultado?
¿Qué está bajo nuestro control y qué está fuera de él?
¿Qué podemos hacer para persuadir e influir en otros para que nos
ayuden?
6) ¿CUÁLES SERÁN LAS CONSECUENCIAS A UN NIVEL MÁS AMPLIO?
Lanzamos una piedra al lago y...¿hasta donde llegan las ondas que nuestra
acción ha provocado?
Si seguimos su rastro hasta donde sea necesario, descubriremos que toda
acción tiene sus perjuicios y beneficios colaterales.
Analizar las consecuencias a un nivel amplio ayuda a desenmascarar
creencias restrictivas en personas y sectores de la organización. La
falta de cooperación y la resistencia al cambio están casi siempre
motivadas por creencias sobre lo que ocurriría si...
En caso de ser ignoradas, tales perspectivas pueden minar nuestros
esfuerzos.
Preguntas:
¿Cuánto tiempo y energía se necesitan para alcanzar este resultado?
¿Qué cantidad de dinero es necesario invertir para conseguirlo?
¿Quién más se sentirá afectado y cómo se sentirá por ello?
¿Que ocurriría si mantenemos el status quo?
¿A qué tendremos que renunciar cuando lo alcancemos?
¿Qué es lo que nos gusta de nuestra situación actual?
¿Cómo podremos mantener lo positivo de nuestra situación actual?
7) ¿SE CORRESPONDE EL RESULTADO DESEADO CON QUIÉNES SOMOS?
Cada organización tiene su propia cultura, y su propio conjunto de
valores, que definen
su identidad.
Los resultados de la entidad deben ser congruentes y mantener la
coherencia con su identidad corporativa.
Preguntas:
¿Está alineado con nuestra identidad, con nuestra historia?
¿Nos sentimos congruentes con él?
¿Se corresponde con nuestra forma de actuar?
8) ¿CÓMO ENCAJA ESTE RESULTADO CON OTROS?
Si nos sentimos frustrados con un gran resultado, debemos identificar
qué es lo que nos impide
continuar, y marcarnos un resultado más modesto que nos ayude a continuar
y aclarar nuestra
confusión. En sentido contrario, cuando nos sentimos agobiados por la
minucias, es necesario preguntarnos qué aporte hacen al plan general, y
conectar esos detalles con el resultado mayor
y más estimulante del que forman parte.
Preguntas:
¿De qué resultado mayor forma parte?
¿Qué resultados menores hay que lograr para superar los obstáculos?
9) ¿CUÁL ES NUESTRO PLAN DE ACCIÓN?
Una vez que haya filtrado su plan a través de las preguntas precedentes,
podrá empezar a
actuar y a delegar. Cuando delegue, proporcione a sus
colaboradores la imagen total, de
modo que ellos puedan también conectar
sus acciones con el proyecto mayor.
Asegúrese de que sepan pensar a su vez en
resultados, de modo que todo el proceso
esté estructurado de arriba a
abajo. Ello le garantizará que sus tareas estén pensadas
concienzudamente y alineadas con las suyas. Cuando los resultados están
alineados arriba
y abajo de la organización, las corrientes refuerzan el
flujo en la dirección que usted desea.
Preguntas: ¿Quién es el responsable?
¿Quiénes están implicados?
¿Qué papel desempeña cada cual?
¿A
quién hay que mantener informado?
¿Qué tipo de información y con qué periodicidad se
considerará?
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